Produktiv

Zeitfresser bekämpfen

Zeitfresser bekämpfen

Zugegeben: Dafür, dass der Tag nur 24 Stunden hat, kann niemand etwas. Wohl aber für Planlosigkeit und Zeitverschwendungen. Wer seinen Alltag nicht nur organisiert, sondern auch analysieren kann, erkennt die Zeitfresser, die gute Planungen verderben.

Wer diese Zeitfresser erkennt und sinnvoll managt, dem gelingen die geplanten und anstehenden Aufgaben auf Anhieb.

Projektplanung ist Wellness

Nichts ist schlimmer, als wichtige Tagesordnungspunkte mit in den Feierabend zu nehmen. Dadurch gerät die Work-Life-Balance völlig aus dem Ruder, was langfristig zu Stress und, in den schlimmsten Fällen, zum Burn-out führt. Ein optimales Zeitmanagement nutzt also nicht nur der Arbeitsplanung, sondern auch Körper und Seele. Alleine die Erkenntnis, alle Tagesordnungspunkte abgearbeitet zu haben, sorgt schon für Zufriedenheit.

In der Konzentrationsblase

Wenn eine Aufgabe bearbeitet wird, sollten Störungen und Unterbrechungen „draußen“ bleiben. Viele kleine Unterbrechungen, wie die berühmten „Kleinigkeiten“, um die beispielsweise Kollegen bitten, führen nämlich oft zu längeren Unterbrechungen. Und dabei läuft die Zeit, die für die ursprüngliche Aufgabe kalkuliert wurde. Deshalb sollten bei der Tagesplanung regelmäßige Zeitpuffer einkalkuliert werden, die mit Pausen oder eben für die „Bitten“ und „Kleinigkeiten“ der Kollegen genutzt werden können. Dazu gehört, auch (vermeintlich) dringende Dinge zurückzustellen. Nur nicht ausgerechnet einen Feueralarm …

Nur das Wesentliche

Wenn Aufgaben geplant werden, dürfen die kleinen Aufgaben drumherum nicht vergessen werden. Denn zu bestimmten Aufgaben gehören auch administrative Tätigkeiten, die leicht vergessen werden können. Bei optimaler Planung können solche Dinge aber auch am Ende des Tages als einzelnes „To-do“ abgearbeitet werden: ob nun aufräumen, Rechnungen schreiben, Social-Media bearbeiten.

Prioritäten setzen

Bereits bei der Aufgabenplanung sollten Prioritäten geplant werden. Viele Dinge erscheinen nach strenger Analyse doch nicht so wichtig oder können delegiert werden. Wichtiger ist es, sich auf die wesentlichen Kerne der bestimmten Aufgaben zu beschränken und die Umsetzung des Plans zu visualisieren. Die Delegation von bestimmten Aufgabenteilen ermöglicht es nämlich, mit mehreren Mitarbeitern an einer Aufgabe gleichzeitig zu arbeiten und somit schneller fertig zu werden.

Mehr Konzentration

Wer an einer Aufgabe konzentriert arbeiten will, darf sich auch nicht selbst ablenken. Keine Mails abrufen, das Handy möglichst weit weglegen, nicht ständig Kaffee holen und möglichst das Quatschen einstellen. Selbstanalyse und Selbstkritik muss nicht zwangsläufig zu Frustration, sondern kann durchaus zu mehr Konzentration führen.

Puffer einplanen

Wenn Aufgaben zielgerichtet erledigt werden sollen, ist Detailverliebtheit nicht angebracht. Gerade Tätigkeiten, die gerne und gut gemacht werden, können unbewusst aufhalten und ablenken. Und noch ein letzter Tipp für die verhasste „Deadline“: Wer vor Terminabgaben steht, sollte diesen Termin am besten einen Tag vorher in seine Planung einbeziehen; dann lassen sich notwendige Puffer nachplanen, ohne um peinliche Terminverschiebungen zu bitten.

gelernter Journalist und MM-Prod.(FH), Jahrgang 1971, seit Dezember 2015 Redaktionsmitglied der proVision.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Newsletter abonnieren
Wir benutzen Cookies um die Nutzerfreundlichkeit der Webseite zu verbessen. Durch Deinen Besuch stimmst Du dem zu.

Send this to a friend