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Gegen Planlosigkeit hilft „richtiges“ Zeitmanagement

Gegen Planlosigkeit hilft „richtiges“ Zeitmanagement

Eine To-do-Liste haben die meisten, die danach gefragt werden, im Kopf. Eine schriftliche To-do-Liste vor sich zu haben, ist wichtig und gut – aber diese Listen auch richtig einzusetzen, ist wesentlich wichtiger.

Eine optimale Aufgabenliste bewahrt uns vor Prokrastination und ineffektiver Langeweile.

Vielen reicht dazu schon der Kalender, ein Bulletjournal oder komplexe Organisationstools, bei denen To-do-Listen bereits Bestandteil sind. Wer damit jedoch trotzdem Probleme hat, seine täglichen Aufgaben und seinen Arbeitsalltag zu organisieren, sollte grundsätzlich lernen, unterschiedliche Methoden und Möglichkeiten von Organisationsmodellen und -tools richtig zu nutzen.

Tagesablauf visualisieren hilft

Am einfachsten ist die Planung von Aufgaben in einen Kalender. Hier lassen sich Aufgaben am einfachsten visualisieren, wenn die Aufgaben stundenweise geschätzt und über den Tagesverlauf hinweg eingeplant werden. Wichtig dabei ist, auch Nebenaufgaben wie Mail- und Telefonkommunikationen und Meetings zu berücksichtigen. Auch sollten keine Fahrtzeiten vergessen werden. Wer hier Gefahr läuft, sich zu verzetteln, sollte sich erst mal damit beschäftigen, Aufgabe nach Dringlichkeit und Priorität zu gewichten.

Gewichtung von Aufgaben nach Aufwand und Effizienz

Der italienische Ökonom Vilfredo Pareto war davon überzeugt, dass sämtliche Produktionsprozesse im Verhältnis 80 zu 20 zu entschlüsseln sind. Somit würden 80 Prozent aller Produktionsergebnisse durch 20 Prozent Aufwand erreicht werden. Die restliche effektive Produktion von 20 Prozent würde demnach mit 80 Prozent Aufwand erreicht. Somit ließe sich die Effizienz von Aufgaben erkennen, um zu gewichten und Aufgaben zu priorisieren. Bevor also eine To-do-Liste angelegt wird, sollte erkannt werden, welche der Listenpunkte wir den größten Output einräumen – um diese dann in den oberen Bereich der Liste aufzuführen. Der Rest kann, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, delegiert werden.

Dringlichkeiten visualisieren

Die Matrix des ehemaligen US-Präsidenten Eisenhower umfasst vier Felder im Quadrat. In diese Felder sind Aufgaben nach „Dringlichkeit“ und „Wichtigkeit“ eingeordnet. „Sehr wichtige“ Aufgaben gehören in die oberen Felder, „weniger wichtige“ Aufgaben darunter. „Nicht dringende“ Aufgaben gehören in die beiden linken Felder, „sehr dringende“ Aufgaben in die rechten Felder: Somit gehören Aufgaben, die „sehr wichtig“, aber „nicht dringend“ sind, in das Feld oben links – und „sehr dringende“, aber „nicht wichtige“ Aufgaben in das Feld unten rechts. So kann man die Dringlichkeit von Aufgabe auf einen Blick erkennen und gewichten.

Mit Pomodoro-Technik konzentrierter Arbeiten

Bei Abarbeitung einer To-do-Liste kommt es nicht zuletzt auf Konzentration und Disziplin an. Auf keinen Fall sollte man sich verzweifelt an Aufgaben festbeißen und letztlich in Langeweile gefangen werden. Die Pomodoro-Technik hilft, die eigene Konzentration optimal zu nutzen. Dabei legen wir die zu erledigende Arbeit in kurzen Perioden fest, auf die wir uns aufgrund der zeitlichen Überschaubarkeit besser konzentrieren können. Optimal wären 25-minütige Intervalle und anschließende Pausen von 5 Minuten. Nach vier Arbeitsintervallen sind Pausen zwischen 15 und 20 Minuten zu planen. Während der Arbeitsintervalle jegliche Ablenkung zu verbannen. Mit dieser Technik werden selbst größte Aufgaben überschaubar und klein.

gelernter Journalist und MM-Prod.(FH), Jahrgang 1971, seit Dezember 2015 Redaktionsmitglied der proVision.

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