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Digitalisierung des Personalbestandes

Digitalisierung des Personalbestandes

Die Digitalisierung sorgt nicht nur für Platz durch Papierverzicht, sondern fördert Transparenz und spart Zeit beim Suchen. Von der Digitalisierung betrieblicher Personalakten profitieren sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber.

Dennoch sind wichtige Dinge zu beachten.

Beschleunigtes Personalwesen

Die wichtigsten Informationen zu einem Beschäftigungsverhältnis befinden sich in der Personalakte. Bei einer wachsenden Personaldecke steigt auch der personelle Aktenstapel. Und es dauert, bis wichtige Informationen zu Mitarbeitern ermittelt oder in der Akte ergänzt werden müssen.

Beschleunigtes Recruiting

Die digitale Personalakte spart Platz und bietet über die Suchfunktion eine schnelle Informationsermittlung. Außerdem bieten digitale Daten den Vorteil einer unkomplizierten, schnellen und anonymisierten Auswertung. Das ermöglicht ein optimales Recruiting und bietet auch optimale Unterstützung bei Bewerbungsprozessen.

Papier = Digital

In eine elektronische Personalakte gehört alles, was auch in eine statische Akte aus Papier steckt. Anders als im öffentlichen Dienst ist in der freien Wirtschaft nicht gesetzlich vorgeschrieben, wie eine Personalakte geführt werden muss. Grundsätzlich gehören dort alle arbeitsrelevanten Unterlagen, wie Bewerbungsunterlagen, dem Arbeitsvertrag, Personalbögen, Beurteilungen und Informationen zu Sonderzahlungen, hinein.

Vorsicht: Datenschutz

Einschränkungen gibt es lediglich gemäß den „Regeln zur Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnis“ des Bundesdatenschutzgesetztes (§ 106 BBG). Alles, was Persönlichkeitsrechte verletzt, wie beispielsweise Krankheitsgründe, Partyfotos oder Informationen zu sexuellen Orientierung, darf nicht gesammelt werden – und alles, was nicht in die Papierakte gehört, darf auch nicht in die elektronische Akte.

Cloud oder Server?

Zwei Möglichkeiten gibt es, den Personalaktenstand zu digitalisieren. Über eine serverseitige Software, die auf dem Firmenserver installiert wird und nach außen abgeschirmt sein sollte, sowie eine cloud-basierte Lösung. Die digitalen Personalakten stehen in der Cloud überall via Browser zur Verfügung, eine serverseitige Software ist oft sicherer, aber auch teurer. IT-Entwickler wie Datev, rexx HR oder Personio bieten professionelle Lösungen.

Kleinere bis mittlere Unternehmen können die digitale Umstellung selbst schaffen. Voraussetzung dafür ist neben der Software ein Scanner mit Texterkennungfunktion. Ab 100 Mitarbeiter ist oft ein externer Dienstleister wirtschaftlicher. Aber Vorsicht: Für manche Dokumente verlangt der Gesetzgeber weiterhin eine Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift (§ 126 BGB). Bei Aufhebungsverträgen und Kündigungsschreiben ist der digitale Scan nicht gültig (§ 623 BGB). Gleiches gilt für Dienstzeugnisse (§ 630 BGB).

gelernter Journalist und MM-Prod.(FH), Jahrgang 1971, seit Dezember 2015 Redaktionsmitglied der proVision.

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