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Die richtigen Formulierungen sorgen für schnellere Reaktionen

Die richtigen Formulierungen sorgen für schnellere Reaktionen

Wer kennt das nicht: Da gibt man sich Mühe und investiert Zeit, komplizierteste Sachverhalte in Emails zu verpacken – und wundert sich, weshalb sich die Empfänger keine Zeit nehmen, wenigstens kurz zu antworten. Doch die Gründe dafür liegen nicht an den Adressaten, sondern an uns.

Besser gesagt: An den Formulierungen und Formalien, die wir bei der Mail-Kommunikation gewohnt sind.

Die Kunst, Mails zu verfassen

Eine Untersuchung hat bewiesen, dass bestimmte Formulierungen tatsächlich helfen, dass Mail-Empfänger schneller antworten. Dabei geht es um drei Kernkomponenten der Mail: einem interessanten Betreff, ein knapper, gut formulierter Inhalt sowie ein treffender und zentraler Schlusssatz. Die üblichen „freundlichen Grüße“ als Schlussformeln sind zwar Standard, wirken aber alt, abgegriffen; soweit so ein Schlusssatz überhaupt zur Kenntnis genommen wird.

Analyse tausender Mails

Zu eingangs erwähnten Studie wurden die Verläufe von fast einer halben Millionen Mails mittels PlugIn beobachtet und analysiert. Den Studienautoren ging es herauszufinden, welche Formulierungen und Floskeln für die höchsten Antwortraten sorgen. Obwohl der Studie englischsprachige Mails zugrunde liegen, lassen die Ergebnisse auf für deutsche Kommunikationen wertvolle Rückschlüsse zu.

Top 3 der erfolgreichsten Schlussformeln

Kern der drei erfolgreichsten Formulierungen war ein übermittelter Ausdruck von Dankbarkeit. Ein „Ich danke Dir“ sorgt demnach für eine Antwortrate von 57,9 Prozent, ein einfaches „Danke“ sogar für 63 Prozent und ein „Danke im Voraus“ sorgte für 65,7 Prozent.

Studie wird bestätigt

Das Ergebnis passt zu einer älteren Studie aus dem Jahre 2010. Dort wurde 69 Studenten eine Mail gesendet, in der sie gebeten wurden, ein Bewerbungsschreiben zu erstellen. Eine Hälfte der Adressaten erhielt den Schlusssatz „Ich danke Dir sehr!“ und war schneller und häufiger bereit, dem Absender zu helfen. Der anderen Hälfte wurde keine Dankbarkeit entgegengebracht, was auch an den wesentlich geringeren Antworten erkennbar war. Dankbarkeit zahlt sich also aus.

gelernter Journalist und MM-Prod.(FH), Jahrgang 1971, seit Dezember 2015 Redaktionsmitglied der proVision.

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